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日常费用报销制度及流程

发布时间:2022-6-7 来源:博胜教育

日常费用报销制度及流程

第一部分 总则
 

第一条 为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,特制定本制度。

 

第二条 本制度适用公司全体员工。

 

第二部分 日常费用报销制度及流程

 

第一条 日常费用报销相关人员的职责范围:

1. 报销人员提交经合理审批的费用申请单及支持文件并对其(包括但不限于发票)真实性、准确性、完整性负责。

2. 费用报销申请应在费用发生之日起30天内完成相应的审批并提交至财务部。

3. 报销人员根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由;将所有发票及其他支出文件完整清晰地分类粘贴于报销申请后。

4. 各部门负责人应严格按照预算,审核业务真实性,控制本部门的费用支出。

5. 财务负责审核业务票据的合法性、业务发生的合理性、审核费用支出是否在预算之内以及审批流程是否符合规定。

第二条 日常费用主要包括差旅费业务招待费公务交通费团队建设费行政费用、固定资产和无形资产购置以及其他费用等。在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

1. 差旅费

1.1 定义:指员工因公往返自己常驻工作地和差旅目的地之间所发生的交通费、住宿费、出差补助等费用,包括国内差旅费和国际差旅费。常驻工作地根据国家行政区域划分,以地区或市为标准判断;在常驻工作地所在的地区或市内的往返不算出差。

1.2 费用标准:

表一:国内差旅费执行标准

       分类

职别

出差地交通费标准

(元/天)

住宿最高标准

差旅往返交通及住宿

差旅补助标准

一类

二、三类

总裁/CEO

实报实销

实报实销

由公司行政统一订购

100元/人/天

经理及总监

80

300

250

员工级

50

250

200

表二:国际差旅费执行标准

       分类

职别

交通工具最高标准

市内交通

住宿最高标准

(元/天)

差旅往返交通及住宿

差旅补助标准

总裁/CEO

飞机(公务舱)

实报实销

实报实销

由公司行政统一订购

200元/人/天

经理及总监

飞机(经济舱)

100元/人/天

1000

员工级

飞机(经济舱)

700(港澳台)

500(其他)

注:除有CEO事前书面批准的情况外,出差补助超标准的部分不予报销。

1.3 总体报销原则

Ø 在不超出上述标准范围内实报实销。出差前需要“钉钉”上提出出差申请,根据系统引导填写相关内容进行提交,系统将按照设置好的审批流程进行审批差旅费报销审批流程

Ø 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

1.4 出差地分类

北京、上海、广州、深圳为一类地区;其他省会城市为二类地区;其他非省会城市为三类地区。

1.5 出差交通费

Ø 交通费需凭真实发票报销,公司派车出行则不再予以报销交通费。

Ø 出差地当地交通:优先使用公共交通工具,例如地铁、公交等,如有特殊情况需要打的或者使用滴滴叫车,需要总裁审批。

Ø 每次出差允许报销的交通费限额=出差天数(返回日期-出行日期+1×交通费标准,报销交通费应以实际发生的票据进行报销,不允许使用其他替代发票(特别不允许使用公交充值卡发票)。

1.6 出差补助

Ø 出差补助天数按法定工作日计算。

Ø 出差补助直接填写报销,可不必提供发票。

2. 业务招待费

2.1 定义:企业为经营业务的合理需要而支付的餐费和应酬相关的费用(如餐饮、娱乐、礼品、住宿等支出)。公司部门之间以及部门内部的团队建设费按照人力资源部相关政策执行不在此列。

2.2 费用标准:

各部门的业务招待费由部门负责人统一管理提报,业务招待费执行标准200元/人。 除有CEO事前书面批准的情况外,业务招待费超标准的部分不予报销。

2.3 相关规定:

Ø 金额在 100 元以上的业务招待费报销,需要提供银行卡刷卡联或银行卡/信用卡刷卡记录回单,网上支付可附网络支付记录;以及实际消费场所的真实发票,不能用其他发票替代;所有招待费发生前需要向CEO请示审批,否则不能报销。

Ø 各部门业务招待费按月由部门负责人统一申请报销,在填写招待费报销单时,应在《业务招待费用申请表》中列明的必要项目为:客户名称、人数、招待事由、人均标准、发生时间、费用金额,如未能按照上述要求列出明细内容,财务有权给予驳回。

Ø 各部门需严格控制招待费报销,据实报销,严禁冒用、乱用餐费发票进行招待费报销,如发现舞弊行为将根据公司相关人事制度对其进行处罚。

3. 公务交通费

3.1 定义:指员工在工作时间范围内因外出办理公事而发生的交通费用,包含打车费、地铁公交车费及相关过路过桥费和停车费等。

3.2 相关规定:

Ø 市内外出办公交通:优先使用公共交通工具,例如大巴、地铁、公交等,如有特殊情况需要打的或者使用滴滴叫车,需要CEO审批。

Ø 公务交通费报销以月度为单位,员工应汇总当月所有公务交通费报销原始单据并统一填写一张报销申请单进行报销,分开填报的费用报销单财务部不予处理。

Ø 员工在填写公务交通费报销单时,应具体列明公务事由、发生时间、出发地和目的地以及费用金额等内容,如未能按照上述要求列出明细内容,财务有权给予驳回。

4. 团队建设费

4.1 定义:公司部门内部以及部门之间组织团队活动时所发生的餐饮、娱乐等费用。

4.2 费用标准:,按行政部每年确认并发布的标准执行;如遇特殊情况超出标准额度的,以CEO审批的邮件为准。

5. 行政费用

5.1 定义:行政费用主要包括:1)办公楼相关费用,如租金物业费、公共事业费、维修维护费、行政管理费;2)设备租赁和维修费;3)办公费;4)印制费;5)开办费;6)硬件和软件运维费;7)设备服务费;8)低值易耗品;9)办公电话、传真及网络费;10)服务器托管;11)宽带费用;12)电话费等。

5.2 原则:以上项目支出原则上统一由行政部负责购买、保管和发放,特殊情况可根据实际工作需要由部门自行购买和保管,但须在行政部进行备案,行政部视为部门领用处理。

5.3 管理办法:

行政相关的费用采取预算加审批制度的管理。行政部每月15号提交下一个月(N+1)的预算包括实际发生的预算(用于损益表的预估)以及实际支付的预算(用于现金流量预估)给到财务及总裁办。每个月的20号之前总裁就下一个月(N+1)的预算进行审批。一旦超出预算需要写明原因报总裁审批方能支付。

5.4 相关规定:

Ø 行政部支付代采买款项,如:部门特殊需求耗材及费用,市场部进行促销活动所需耗材(可以由行政部统一代为购买但相关预算及费用核销需要走市场费用而非管理费用),需附相应部门的经总裁审批的预算单。

6. 固定资产和无形资产购置

6.1 定义:固定资产是指使用期限在一年以上的经营性房屋、建筑物、机器、设备、器具和工具等;不属于生产经营主要设备的物品,但单位价值在2000元(含)以上且使用期限超过两年的也可以作为固定资产管理。无形资产是指企业为生产商品、提供劳务、出租给他人,或为管理目的而持有的、没有实物形态的非货币性长期资产,主要包括各种软件。

6.2 相关规定:

Ø 公司的固定资产以及无形资产统一由需要部门上报行政部进行审核,公司购买固定资产以及无形资产须经公司财务以及CEO双重审批。经审批后由行政部统一购买、保管和发放,其他部门不得自行购买和保管,如有发生公司一律不予报销。

第四条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
    (二)报销流程

  1、 公司人力资源部每月初(10日前)将本月员工手机费执行标准(含特批执行标准)交财务部。

  2、 财务部通知员工于每月中旬(20日前)按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。

  3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。

  4、 员工到财务部出纳处签字领款(每月25日前)。

  5、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续,若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因,特殊情况报总经理批示处理办法。
  2. 审批:按日常费用审批程序审批。

  3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

  第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程

  (一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理,集中购置,并指定专人负责。

  (二)报销流程

  1.购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算,实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

  2.报销程序:报销人先填写费用报销单(附出入库单),按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

  3.费用归集:财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表,归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用,待实际领用时分摊。

  第十三条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

   4.其他费用:根据实际需要据实支付。

  ( 二)报销流程:

  1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

  2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

  3.资料费在报销前需办理资料登记手续,按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

  4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第二部分 借支管理规定及借支流程

  第四条 借款管理规定

  (一) 出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

  (二) 其他临时借款,如业务费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

  (三) 各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款。

  (四) 借款销账规定:(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐;(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

  (五) 借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

  第一条 借款流程

  (一) 借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。

  (二) 审批流程:主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

  (三) 财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。


  第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程

  第十四条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等,此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

  第十五条 工薪福利支付流程

  (一) 工资支付流程:(1)每月20日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;(2)总经理提供职工月度奖金分配表;(3)财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表;(4)按工薪审批程序审批;(5)每月25日由财务部通过银行代发形式支付工资;(6)每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。

  (二)临时工资支付流程同工资支付流程。

  (三)社会保险及住房公积金支付流程:(1)由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理;(2)住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付;社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续,财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认,若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

  (四)其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批,审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

  第五部分 专项支出财务报销制度及流程

  第十六条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

  第十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

  (一) 填写购置申请:按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

  (二) 报销标准:相关的合同协议及批准生效的购置申请。

  (三) 结账报销:(1)资产验收(软件应安装调试)无误后,经办人凭发票等资料办理出入库手续,按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单);(2)按资金支出规定审批程序审批;(3)财务部根据审批后的报销单以支票形式付款;(4)若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。

  第十八条 其他专项支出报销制度及流程

  (一) 费用范围:其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。

  (二) 费用标准:此类费用一般金额较大,由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等),经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。

  (三) 财务报销流程

  1.审批后的报告文件到财务部备案,以便财务备款。

  2.签订合同:由直接负责部门与合作方签订正式合作合同,(合同签订前由公司法律顾问的审核,合同应注明付款方式等)。

  3.付款流程:(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);(2)按审批程序审批:主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批;(3)财务部根据审批后的报销单金额付款;(4)若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。

  第六部分 报销时间的具体规定

  第十九条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排,方便员工费用报销,财务部将报销时间具体安排如下:

  1.财务报销:公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后,为了便于财务部集中时间月末结账,该报销日停止财务报销。

  2.借支及其他业务的不受以上的时间限制,可随时办理。

  第七部分 附则

  第二十条 本制度解释权归公司财务部。

  第二十一条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。